Toggl – l’outil indispensable pour gérer son temps de travail (ou autres)

Aujourd’hui je vous parle d’un outil dont je ne peux plus me passer: Toggl.
Personnellement, je l’utilise au travail afin de pouvoir comptabiliser les heures passées sur chaque projet.

Mon utilisation quotidienne

Il existe plusieurs manières de l’utiliser, je vais me contenter de vous expliquer mon utilisation quotidienne…

Le principe est simple, il faut créer des clients, les projets et les différentes tâches seront ajoutées au fur et à mesure.

Un début de journée type

Quand j’arrive le matin au bureau, j’ouvre gmail et toggl…
La première tâche lancée dans Toggl est souvent «Mail» parce que je passe chaque matin un certain temps à lire mes nouveaux emails, les trier, répondre quand je peux et créer les tâches de la journée dans Trello (voir notre article sur Trello) selon ces mails.
Donc en arrivant le matin, dans Toggl, je «start» ma tâche quotidienne qu’est «Mail».
Capture d’écran 2015-06-24 à 09.31.25
Vous aurez remarquer que sous le nom de ma tâche se trouvent deux informations: «925 office» et «925interactive».
«925 office» est le nom du «Project» et «925interactive» est le nom du client.
Nous avons créé le projet «925 office» pour toutes les tâches quotidiennes du bureau qui ne sont pas forcément en lien direct avec un projet à réaliser pour un client. Par exemple, le traitement des emails peut concerner plusieurs projets et donc nous le comptabilisons comme du temps de travail au bureau. La mise à jour de notre site web, comme l’écriture des articles du blog ou encore la veille informatique sont des tâches que nous réalisons pour le projet «925 office».
Ce projet est donc inclus pour le client «925interactive».
Une fois mes emails traités je stoppe le compteur de Toggl et j’enchaîne avec ma seconde tâche de la journée.

Commencer, arrêter, reprendre…

Toutes les tâches peuvent être startées, stoppées, restartées quand on le désire. Ainsi, si deux heures plus tard je repasse du temps à checker mes emails, je peux le tracker de nouveau.
Il existe une autre fonctionnalité dans Toggl, les tags. Les tags permettent de catégoriser les différents tâches. Par exemple, au sein de notre travail, nous avons plusieurs catégories de travail: Code, Graphisme, Administration, Prestashop, Magento…
Par exemple, pendant que je rédige cet article voici ce que je track (je travaille sur le blog de 925 avec WordPress):
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Les rapports

Ensuite, on peut facilement créer des «Reports» sous forme de résumés en sélectionnant par exemple un membre de l’équipe, un client ou encore un projet.
Par exemple, voici le temps passé cette semaine pour un projet:
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Ces résumés peuvent être exportés sour forme de PDF ou de CSV.

Le travail c’est bien, à plusieurs c’est mieux

Ce qui est très intéressant avec Toggl c’est que toutes ces tâches peuvent être suivies en groupe. Il suffit d’ajouter vos collègues dans votre team 🙂
Ainsi le temps passé sur un projet par plusieurs membres de votre team, est ajouté dans les rapports.
La facturation des heures est ainsi plus simple…
Il existe plus de fonctionnalités dans la version Pro mais chez 925interactive la version gratuite nous suffit amplement!

+ Conclusion

Toggl est un outil facile à prendre en main qui rend votre gestion du temps plus fun et plus motivante.

A noter qu’il existe des plugins pour « Chrome » qui vous permettent de lancer une nouvelle tâche directement depuis Gmail, Trello, github etc… En un simple click sur le petit icon ajouté par cette dernière. Le plugin affiche une petite popup si vous ne traquez rien depuis quelques minutes, le service, lui, vous enverra un mail si vous avez oublié de stopper le chronomètre.
L’appli IOS est très pratique en déplacement ou quand vous avez éteint votre ordinateur et oublié de stopper le timer 🙂

 

Toggl est disponible en webapp , sous forme d’application IPHONE  |  ANDROID | WINDOWS  | MAC OS X  | LINUX  |  EXTRAS

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